Asystent telefoniczny › Branże › Kancelarie i biura rachunkowe
Asystent telefoniczny AI dla kancelarii i biura rachunkowego
Na spotkaniu z klientem albo na rozprawie nie odbierzesz telefonu. Asystent AI odbierze, przedstawi zakres usług, zbierze podstawowe informacje o sprawie i umówi konsultację. Porad nie udziela, te zostawia Tobie.
Reklama Telofii — link afiliacyjny.
Kiedy telefon dzwoni, a nikt nie odbiera
Na spotkaniach i rozprawach
Przez większą część dnia nie możesz odebrać. Nowy klient, który dzwoni z pilną sprawą, nie poczeka do wieczora.
Terminy podatkowe
Przed 20. dniem miesiąca i na koniec roku biuro rachunkowe dostaje dużo telefonów z prostymi, powtarzalnymi pytaniami.
Pierwszy kontakt
Nowy klient chce wiedzieć, czy zajmujesz się jego sprawą, ile kosztuje konsultacja i kiedy możecie porozmawiać.
Tak może wyglądać rozmowa
Przykład rozmowy z asystentem AI. Wpisujesz mu swoje ceny, godziny i zasady, a on rozmawia z klientem mniej więcej tak jak niżej.
Właściciel mieszkania dzwoni do kancelarii w sprawie najemcy, który nie płaci. Radczyni jest na rozprawie.
Dzień dobry, Kancelaria Radcy Prawnego Anny Lis, mówi wirtualna asystentka. Jestem programem AI. W czym mogę pomóc?
Dzień dobry. Mam problem z najemcą, nie płaci od trzech miesięcy. Chciałbym wiedzieć, co mogę zrobić.
Rozumiem. Nie udzielam porad prawnych, ale mogę umówić konsultację z mecenas Lis, która prowadzi sprawy najmu. Konsultacja trwa godzinę i kosztuje 300 złotych netto. Może się odbyć w biurze albo online.
Online. I najlepiej szybko.
Najbliższe terminy online to wtorek o 16:00 albo środa o 9:00.
Wtorek.
Zapisuję wtorek, 16:00. Żeby mecenas mogła się przygotować: czy ma Pan pisemną umowę najmu i czy wysyłał Pan już najemcy wezwanie do zapłaty?
Umowa jest, wezwania nie wysyłałem.
Dziękuję. Poproszę imię, nazwisko i adres e-mail. Kancelaria wyśle na niego link do spotkania i poprosi o przesłanie umowy przed konsultacją.
Piotr Mazur, mazur.piotr, małpa, poczta, kropka pl.
Zapisałam: Piotr Mazur, mazur.piotr@poczta.pl, wtorek 16:00, konsultacja online w sprawie zaległego czynszu. Wyślę jeszcze SMS z potwierdzeniem terminu. Do usłyszenia.
Przykładowa rozmowa. Nazwy, ceny, terminy i dane osób są wymyślone. Treść, głos i zakres rozmowy ustawiasz sam.
O co pytają klienci kancelarii i biura rachunkowego
Najczęstsze pytania i to, co asystent z nimi robi. Odpowiada tylko na podstawie informacji, które mu przekażesz.
Czego asystent nie robi
Asystent nie udziela porad prawnych ani podatkowych i nie ocenia szans w sprawie. Zbiera tylko fakty potrzebne do przygotowania konsultacji i przekazuje je Tobie.
Poufność
Ustal przed startem, jakie informacje asystent może zbierać przez telefon, a jakich ma nie dopytywać. Telofia przechowuje dane w UE (Frankfurt) i podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA). Zakres danych warto omówić z osobą odpowiedzialną za RODO w Twojej firmie.
Jak zacząć
Rozmowa próbna
Porozmawiaj z asystentem w przeglądarce. 30 minut, bez karty.
Informacje o firmie
Wpisz cennik, godziny, adres i odpowiedzi na pytania, które słyszysz najczęściej.
Kalendarz i zasady
Podłącz Kalendarz Google i ustal, które sprawy asystent ma przekazywać do Ciebie.
Przekierowanie
Ustaw przekierowanie z obecnego numeru, np. gdy nie odbierasz. Do testu na numerze potrzebna jest karta.
Który plan? Jednoosobowa kancelaria albo małe biuro: plan Line. Biuro rachunkowe z kilkoma księgowymi i szczytami przed terminami podatkowymi: plan Desk albo Office. Zobacz cennik.
Pytania
Czy asystent może odpowiadać stałym klientom biura rachunkowego?
Na ogólne pytania tak, np. o terminy przekazania dokumentów, jeśli mu je podasz. Pytań o konkretną księgowość klienta nie rozstrzyga, tylko zapisuje i przekazuje.
Co z tajemnicą zawodową?
Asystent zbiera tylko to, co ustalisz w scenariuszu rozmowy. Zakres danych i umowę powierzenia omów przed startem. Ta strona nie jest opinią prawną.
Czy klient może poprosić o rozmowę z człowiekiem?
Tak. Asystent może przełączyć rozmowę albo zapisać prośbę o oddzwonienie, według Twoich ustawień.
Sprawdź asystenta na pytaniach Twoich klientów
14 dni testu, rozmowa próbna w przeglądarce bez karty.
Reklama Telofii — link afiliacyjny.